Sapo
Thanh lý tài sản công ty không chỉ là bán đi lô máy cũ. Với doanh nghiệp, một đợt thanh lý đúng quy trình vừa thu hồi được giá trị tài sản, vừa có đủ hồ sơ, chứng từ để kế toán quyết toán. Bài này trình bày quy trình 5 bước mà công ty thường làm khi thanh lý tài sản CNTT (máy tính, laptop, thiết bị văn phòng), và điểm MTGS tham gia vào từng bước.
Thanh lý tài sản công ty có 2 trường hợp, đừng nhầm
Có 2 trường hợp công ty thanh lý tài sản, và quy trình của chúng khác nhau. Trường hợp thứ nhất là thanh lý khi giải thể hoặc phá sản. Trường hợp này làm theo thủ tục pháp lý: công ty ra quyết định thanh lý, thành lập Hội đồng thanh lý, hội đồng kiểm tra và đánh giá chất lượng, giá trị còn lại của tài sản, rồi quyết định hình thức bán và lập biên bản thanh lý. Doanh nghiệp nên làm việc với bộ phận pháp lý hoặc đơn vị tư vấn luật cho trường hợp này. Trường hợp thứ hai, cũng là trường hợp bài này nói tới, là công ty còn hoạt động bình thường nhưng muốn bán lô máy tính, laptop và thiết bị CNTT cũ còn dùng được, ví dụ khi đổi máy, dời văn phòng hoặc thay server. Tài sản lúc này được bán cho một đơn vị thu mua, và quy trình 5 bước dưới đây là cách công ty thường làm.
Quy trình 5 bước thanh lý tài sản CNTT cho doanh nghiệp
Bước 1: Kiểm kê và lập danh sách tài sản cần thanh lý
Công ty kiểm kê toàn bộ thiết bị cần thanh lý: PC văn phòng, laptop, màn hình, máy in, thiết bị mạng, server. Mỗi thiết bị ghi rõ model, cấu hình, số lượng và tình trạng. Gửi danh sách bằng file Excel hoặc ảnh chụp tem máy đều được. Danh sách càng chi tiết thì báo giá theo lô càng nhanh và càng sát, vì đơn vị thu mua định giá theo từng cấu hình cụ thể chứ không định giá chung cho cả lô.
Bước 2: Ra quyết định thanh lý nội bộ
Trước khi bán, công ty cần có quyết định thanh lý nội bộ theo điều lệ và quy chế quản lý tài sản của mình: ai là người quyết định, tài sản nào được bán, hình thức bán là gì. Quyết định này là cơ sở để kế toán ghi giảm tài sản và để bộ phận liên quan phối hợp khi thu gom.
Bước 3: Định giá theo lô và kiểm tra thực tế
Đơn vị thu mua khảo sát tận nơi và báo giá trọn lô một lần. MTGS nhận thanh lý máy tính công ty theo lô, gồm dàn PC văn phòng, laptop, màn hình, máy in, thiết bị mạng và server. MTGS báo giá dựa trên danh sách thiết bị đã gửi, định giá từng cấu hình theo bảng giá thu mua công khai của mình, với hơn 16.480 cấu hình tham chiếu. Máy hỏng, không lên nguồn vẫn được định giá theo giá trị linh kiện còn dùng được. Sau khi báo giá, MTGS kiểm tra thực tế tại văn phòng công ty khi phù hợp với số lượng thiết bị, hoặc công ty mang máy tới showroom 121 Thành Mỹ. Báo giá đã chốt theo lô thì không ép giá từng món sau đó.
Bước 4: Ký biên bản bàn giao và xuất hóa đơn VAT
Khi hai bên chốt giá, MTGS lập biên bản bàn giao ghi rõ số lượng và serial từng thiết bị, đồng thời xuất hóa đơn VAT đầy đủ theo giá trị thu mua thực tế. MTGS là pháp nhân Công ty TNHH nên xuất được hóa đơn VAT cho công ty. Biên bản bàn giao và hóa đơn là 2 chứng từ kế toán cần khi quyết toán đợt thanh lý.
Bước 5: Xóa dữ liệu, thu gom tận nơi và thanh toán
Trước khi thu gom, dữ liệu trên ổ cứng và máy được xóa theo yêu cầu của công ty, có biên bản xác nhận xóa dữ liệu đi kèm biên bản bàn giao. Sau đó MTGS thu gom tận nơi tại TP.HCM và thanh toán bằng chuyển khoản vào tài khoản công ty, đối chiếu theo biên bản bàn giao.
Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị khi thanh lý
- Danh sách thiết bị cần thanh lý, ghi cấu hình và số serial từng máy.
- Quyết định thanh lý nội bộ của công ty.
- Biên bản bàn giao khi thu gom, ghi số lượng và serial từng thiết bị.
- Hóa đơn VAT theo giá trị thu mua thực tế.
- Biên bản xác nhận xóa dữ liệu, đi kèm biên bản bàn giao.
Gửi danh sách thiết bị qua Zalo 0924 21 21 21 để MTGS báo giá trọn lô sau khi tiếp nhận.
Xóa dữ liệu trước khi thanh lý: đừng bỏ qua
Máy tính công ty thường chứa dữ liệu nội bộ, tài khoản và tài liệu khách hàng. Bán máy mà không xóa dữ liệu thì dữ liệu đó đi theo máy sang tay người khác. Vì vậy bước xóa dữ liệu nên làm trước khi thu gom, và phải có biên bản xác nhận để công ty lưu hồ sơ. MTGS xóa toàn bộ dữ liệu trên ổ cứng và máy trước khi thu gom theo yêu cầu của công ty, có biên bản xác nhận đi kèm. Công ty muốn tự giữ lại ổ cứng thì ghi rõ trong danh sách khi gửi báo giá.
3 sai lầm thường gặp khi thanh lý tài sản công ty
- Bán lẻ từng món thay vì bán theo lô: mất thời gian tiếp nhiều người mua, giá mỗi món thấp hơn giá bán trọn lô.
- Không lập biên bản bàn giao: khi kế toán quyết toán sẽ thiếu chứng từ ghi giảm tài sản, và công ty không có căn cứ đối chiếu nếu sau này có tranh chấp về số lượng.
- Quên xóa dữ liệu: dữ liệu nội bộ đi theo máy sang tay người khác, công ty không có biên bản xác nhận đã xóa.
Câu hỏi thường gặp
Công ty cần thanh lý số lượng lớn, MTGS có đến tận nơi không?
Có. MTGS khảo sát, báo giá và thu gom tận nơi tại TP.HCM.
MTGS có xuất hóa đơn VAT khi thu mua thanh lý không?
Có. MTGS là pháp nhân Công ty TNHH, xuất hóa đơn VAT đầy đủ theo giá trị thu mua thực tế.
Dữ liệu trong máy công ty được xử lý thế nào?
Xóa toàn bộ dữ liệu theo yêu cầu trước khi thu gom, có biên bản xác nhận xóa dữ liệu.
Thanh toán bằng hình thức nào?
Chuyển khoản vào tài khoản công ty, đối chiếu theo biên bản bàn giao.
Máy hỏng, không lên nguồn có thu mua không?
Có. Máy hỏng được định giá theo giá trị linh kiện còn sử dụng được.
Gửi danh sách thiết bị bằng cách nào để được báo giá?
Gửi danh sách cấu hình qua Zalo 0924 21 21 21, MTGS báo giá trọn lô sau khi tiếp nhận.
Kết bài
Thanh lý tài sản công ty đúng quy trình là kiểm kê rõ ràng, định giá theo lô, đủ biên bản bàn giao và hóa đơn VAT, xóa dữ liệu trước khi thu gom. Công ty cần thanh lý lô máy tính, laptop và thiết bị CNTT, xem dịch vụ thanh lý máy tính công ty theo lô của MTGS, hoặc gửi danh sách thiết bị qua Zalo 0924 21 21 21 để nhận báo giá trọn lô.
